NOTARIAL
La Oficina Notarial del Consulado está encargada de recibir los actos entre vivos y los de última voluntad, de cuidar su depósito y de expedir copias y extractos.
El servicio notarial se debe a los ciudadanos italianos que se encuentren en el extranjero de manera permanente o temporal.
Los servicios notariales más frecuentemente solicitados a una Oficina consular son:
- Poderes
- Testamento Público
- Actos Públicos
- Actividades de Autenticación
Para concertar una cita para hacer un poder o registrar un testamento, es necesario escribir a consolare.ambavana@esteri.it. Para los otros servicios notariales, es necesario reservar la cita en el portal Prenot@mi para el servicio “servicios consulares”.
1. PODERES
El poder es un acto mediante el cual se otorga a otra persona la facultad de actuar en nombre y representación del otorgante y de realizar los actos necesarios para alcanzar un determinado objetivo (por ejemplo, vender, comprar, administrar, hacer donaciones, aceptar donaciones, constituir o disolver sociedades, solicitar publicaciones de matrimonio, etc.).
Los poderes se dividen en dos categorías:
poderes generales: con estos actos, el interesado confiere al representante la gestión de todos sus asuntos, tanto presentes como futuros. El poder general se otorga por tiempo indefinido.
poderes especiales: con estos actos, el interesado confiere al representante la gestión de una parte de sus asuntos. El poder especial cesa sus efectos en el momento en que se concluye la tarea específica para la cual fue otorgado.
2. TESTAMENTO PÚBLICO
Entre las actividades propias de la Oficina notarial en un Consulado se incluye la redacción de algunos actos relacionados con las declaraciones de última voluntad de personas que se encuentran en el extranjero. El testamento público es la declaración de voluntad del testador hecha ante un funcionario delegado para funciones notariales en presencia de dos testigos y redactada por escrito. En el testamento secreto, en cambio, las funciones de la Oficina notarial se limitan a la recepción formal del acto (cuyo contenido permanece en secreto) y a su depósito en la Oficina. El testamento ológrafo, finalmente, no requiere ser redactado por un funcionario de la Oficina notarial y puede ser depositado en cualquier lugar y ante cualquier persona. Normalmente, se deposita en la Oficina notarial para evitar la posibilidad de pérdida y para asegurar su inmediata publicación a la muerte del testador.
3. ACTOS PÚBLICOS
Se trata de una tipología de actos jurídicos (como, por ejemplo, el acto de donación) para los cuales la ley exige la forma del acto público.
4. ACTIVIDADES DE AUTENTICACIÓN
La actividad de autenticación es normalmente llevada a cabo por un funcionario público del Consulado, pero también puede ser realizada por un funcionario delegado para funciones notariales. Se trata, en particular, de:
- AUTENTICACIÓN DE FIRMA: consiste en la certificación por parte del funcionario público de la procedencia de un acto por parte de la persona que lo ha firmado. Para proceder a la autenticación de la firma, es necesario presentarse personalmente en la Oficina Notarial con un documento de identificación y su propio código fiscal;
- AUTENTICACIÓN DE FOTOGRAFÍA: para ello es necesario presentarse personalmente en la Oficina Notarial con un documento de identificación y tres fotografías iguales.
LA AUTOCERTIFICACIÓN
Por “autocertificación” se entiende “la certificación producida por el interesado en sustitución de la normal certificación” (art.46, DPR 445/2000). Es decir, representa la posibilidad para el ciudadano de proporcionar la misma información que figura en un registro público de manera más simple y con menos cargas.
La posibilidad de recurrir a la autocertificación está concedida a todos los ciudadanos italianos y de los Países europeos. La facultad de recurrir a declaraciones sustitutorias también ha sido extendida a los ciudadanos extracomunitarios que residan legalmente en Italia, limitados a datos verificables o certificables en Italia por sujetos públicos.
La autocertificación y las declaraciones sustitutorias pueden ser utilizadas en las relaciones con la Administración Pública y con los concesionarios y gestores de servicios públicos. Sin embargo, no pueden ser utilizadas en las relaciones entre privados, salvo que estos lo consientan, y ante la autoridad judicial en el ejercicio de funciones jurisdiccionales.
Certificados sustituidos por la autocertificación
La autocertificación puede ser sustituida por:
CERTIFICACIONES NORMALES
Se puede recurrir a la autocertificación en los siguientes casos:
- fecha y lugar de nacimiento;
- residencia;
- nacionalidad;
- disfrute de derechos políticos;
- estado de soltero, casado o viudo;
- estado de familia;
- existencia en vida;
- nacimiento del hijo;
- fallecimiento del cónyuge, del ascendiente o descendente;
- posición en relación a las obligaciones militares;
- inscripción en registros o listas mantenidos por la Administración Pública;
- títulos de estudio adquiridos;
- calificaciones profesionales;
- exámenes universitarios y de estado;
- títulos de especialización;
- títulos de habilitación;
- títulos de formación;
- títulos de actualización;
- títulos de cualificación técnica;
- situación económica o patrimonial, incluso a efectos de concesión de beneficios y ventajas de cualquier tipo previstos por leyes especiales;
- cumplimiento de obligaciones contributivas específicas con indicación del importe;
- código fiscal o número de IVA;
- cualquier dato del registro tributario;
- estado de desempleo;
- condición de pensionado y categoría de pensión;
- condición de estudiante;
- condición de ama de casa;
- condición de representante legal de personas físicas o jurídicas, tutor, curador y similares;
- inscripción en asociaciones o formaciones sociales de cualquier tipo;
- cumplimiento o no de obligaciones militares, incluidos los de art. 77 del D.P.R. n. 237/64 según modificado por el art. 22 de la ley 958/86;
- ausencia de condenas penales;
- condición de carga familiar;
- todos los datos a conocimiento directo del interesado contenidos en los registros del estado civil.
Modalidades de la declaración sustituta de certificados:
La declaración sustituta de las certificaciones normales puede hacerse escribiendo en papel simple y firmando bajo su propia y exclusiva responsabilidad (no es necesario firmar ante el empleado) o completando declaraciones sustitutorias.
Además, es posible transmitir documentos, actos y certificados por fax, correo o medios telemáticos e informáticos a las Administraciones Públicas.
ACTOS NOTORIOS
Los interesados pueden recurrir a la autocertificación para todos los estados, hechos y calidades personales que no sean certificables por una administración pública, mediante declaración sustitutivas del acto de notoriedad según el art.47 del DPR 445/2000. Además, la declaración sustitutiva del acto de notoriedad puede referirse también a circunstancias relativas a otros sujetos, de las que el declarante tenga conocimiento directo, así como la posibilidad de certificar la conformidad al original de una publicación.
La declaración sustitutiva de actos notorios puede hacerse declarando hechos, estados o calidades personales a conocimiento directo del interesado ante el funcionario competente para recibir la documentación, o ante un notario, canciller, secretario municipal u otro funcionario designado por el alcalde. Si se trata de estados, hechos y calidades personales certificables o attestables por otro sujeto público y la administración considera necesario verificar la veracidad de las declaraciones, tiene a disposición 15 días desde las declaraciones para solicitar la documentación necesaria.
Validez de las declaraciones sustitutivas de certificaciones normales y de actos notorios:
Las declaraciones sustitutas tienen la misma validez que los actos que sustituyen.
Normalmente, los certificados tienen validez por seis meses desde la fecha en que fueron expedidos, salvo que normas legales o reglamentarias dispongan una validez superior. La validez de las certificaciones de registro civil y aquellas relativas al estado civil es prorrogable si el interesado declara que los datos contenidos en el certificado no han sufrido modificaciones y firma dicha declaración.
Tienen validez ilimitada, en cambio, los certificados y las declaraciones sustitutas que atestiguan estados y hechos personales que no están sujetos a modificaciones (certificados de nacimiento, de fallecimiento, títulos de estudio, etc.).
¿Cuáles son los casos en los que la autocertificación NO está NUNCA permitida?
La posibilidad de recurrir a la autocertificación nunca está permitida para los certificados:
- médicos;
- sanitarios;
- veterinarios;
- de origen;
- de conformidad con la UE;
- marcas;
- patentes.
Casos en los que la Administración Pública NO PUEDE más pedir certificaciones a los ciudadanos
En el caso de que se deban certificar los datos relativos a apellido, nombre, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, estado civil y residencia, la Administración Pública no puede más pedir certificaciones, sino que es suficiente la exhibición de un documento de identificación. El registro de los datos se realiza a través de la fotocopia no autenticada del documento mismo. Si el documento ya no es válido, el interesado debe declarar, al margen de la fotocopia, que los datos contenidos en el documento no han variado desde la fecha de expedición.
Sanciones para los ciudadanos que proporcionan declaraciones no veraces
Si las administraciones tienen dudas sobre la veracidad de las autocertificaciones, están obligadas a realizar los controles necesarios.
En caso de que se encuentren declaraciones mendaces, la falsedad en los actos y el uso de actos falsos son castigados según el código penal y las leyes al respecto.
El declarante además pierde los beneficios que eventualmente haya obtenido gracias a medidas basadas en declaraciones no veraces.
Documentos de reconocimiento e identidad
En todos los casos en los que se requiera un documento de identidad, este puede ser sustituido por un documento de reconocimiento equivalente. Son equivalentes al documento de identidad:
- El pasaporte;
- La licencia de conducir;
- La licencia náutica;
- El libro de pensiones;
- El certificado de habilitación para la conducción de instalaciones térmicas;
- La licencia de armas;
- Las tarjetas de reconocimiento emitidas por una Administración del Estado, siempre que estén dotadas de fotografía y de sello u otra marca equivalente.
En caso de que el documento esté caducado, puede ser igualmente exhibido, con una declaración del interesado en la fotocopia del documento indicando que los datos en él contenidos no han cambiado.